En vous souhaitant une bonne réception

Il est des erreurs à ne pas faire dans un écrit professionnel. En effet, l’écriture en contexte de travail nécessite de toujours respecter les codes de la communication écrite.

Écrire au travail implique de respecter un certain nombre de convenances. Les convenances sont un code de communication que l’on retrouve dans de nombreux écrits professionnels, y compris les plus brefs (e-mail par exemple).

Parfois on se pose la question de savoir si continuer à respecter ces convenances est bien utile. Ne vous posez plus la question ! La réponse est oui, oui et oui.

Prenons l’exemple de la formule de politesse qui conclut un courrier. Si elle est présente, votre lecteur ne la lira sans doute pas. Mais si votre courrier n’en contient pas, votre lecteur va immanquablement le remarquer. Or, il y a fort à parier que si vous avez pris la peine de rédiger un écrit professionnel, ce n’est sûrement pas pour attirer l’attention de votre interlocuteur sur vos manquements aux codes de l’écrit.

Souvenez-vous toujours que votre lecteur est en situation professionnelle (sinon, pourquoi prendrait-il la peine de vous lire ?). Il s’attend donc à un écrit rédigé selon les codes de la communication écrite professionnelle en vigueur, comme :

• la correction de la langue écrite : syntaxe, orthographe, ponctuation, accentuation,
• les règles de présentation liées à la nature de l’écrit (par exemple, un courrier, une note de service, un compte-rendu ont chacun des règles de présentation spécifiques).

Une vigilance particulière doit être accordée aux trois manquements les plus fréquents en matière de code de communication écrite : l’emploi des majuscules, les abréviations de Monsieur / Madame (surtout Monsieur, en fait) et la formule de politesse.

1ère erreur à éviter : le mauvais emploi des majuscules

On sait tous que l’on met une majuscule en début de phrase ou après un point, mais après les points d’interrogation, d’exclamation, de suspension ? Deux cas de figure :

• si le point d’interrogation ou d’exclamation marque la fin de la phrase : le mot qui suit prend une majuscule ;
• si l’interrogation ou l’exclamation ne finit pas la phrase, ces signes de ponctuation sont considérés comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis d’une minuscule.

Pour en savoir plus sur les règles de ponctuation, lire aussi l’article : un espace c’est avant ou après le signe de ponctuation ?

Autres cas fréquents d’erreurs :

• Les jours de la semaine et les mois mais aussi les langues (j’écris le français) et les adjectifs qui renvoient à une nationalité  (le peuple français) prennent une minuscule.
• Les sigles s’écrivent toujours une majuscule (SNCF) au contraire des acronymes (Unesco).

Pour d’autres exemples, consulter : Le guide complet de l’usage des majuscules en français sur le site LaLangueFrancaise.com

2ème erreur à éviter : les abréviations erronées de Monsieur et Madame

• Monsieur, c’est M. et non Mr comme on le voit beaucoup (Mr est l’abréviation de Mister).
• Madame, c’est Mme.
• Quant au « mademoiselle », inutile de l’utiliser : le terme désuet, surtout depuis que l’administration y a renoncé.

3ème erreur à éviter : les formules de politesse inadaptées

La formule serait, dans l’idéal, à varier en fonction de la qualité de votre destinataire. Un conseil : optez pour des formules sans risque !
La plus passe-partout, ni trop guindée, ni trop familière : « Je vous prie d’agréer, ……., mes salutations les plus respectueuses ». On peut remplacer « mes salutations les plus respectueuses » par « l’assurance de mes salutations distinguées ».

Quelques erreurs à éviter :

• La formule « Je vous pris d’agréer, …, l’expression des mes meilleurs sentiments » est très utilisée. Mais, traditionnellement, une femme n’adresse pas de sentiments à un homme. Donc, à éviter.
• On exprime des sentiments et non des salutations. Retenez que « l’expression de » et « l’assurance de » doivent être suivis d’un nom désignant un sentiment, soit « sentiments distingués » ou  » parfaite considération ».
  Oubliez donc la formule « veuillez agréer l’expression de mes sincères salutations » qui n’est pas valide.
• A réserver à un usage entre égaux, toutes les formules commençant par un verbe comme « Acceptez … », « Agréez… ».
  Exemple :  « Recevez, Monsieur/Madame, l’expression de mes cordiales salutations ».
  Si vous vous adressez à quelqu’un d’un rang hiérarchique plus élevé que le vôtre, vous devez opter pour la formule de type : « Je vous prie de bien vouloir agréer / accepter / recevoir  mes respectueuses salutations  » ou plus déférent : « Je vous prie de croire, Monsieur, à l’expression de nos sentiments respectueux ».
• le « Cordialement » ou « Respectueusement » sont à usage exclusif de la correspondance par e-mails. Pour le reste, ce serait une grossière erreur de les utiliser.

Pour finir, une conclusion bien connue mais à éviter : « Vous en souhaitant bonne réception,
Nous vous prions de recevoir, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées ».
Cette formulation n’est pas correcte. En effet, débuter une phrase, la suspendre puis aller à la ligne pour écrire une nouvelle phrase avec une majuscule est une construction qui n’existe pas.

En panne d’inspiration, rendez-vous sur le site des formules de politesse.

Vous l’aurez compris, un rédacteur doit respecter les contraintes de formes conventionnelles pour rendre son message acceptable par le destinataire.

Bonjour MissesJones,

À vrai dire, il n’existe pas à proprement parler de règle autre que la coutume lorsque l’on se réfère aux formules de politesse en France. Cette marque de courtoisie varie en fonction du contexte, mais les deux expressions sont correctes d’un point de vue grammatical.

–> L’expression la plus utilisée serait probablement « vous en souhaitant bonne réception », à condition qu’il soit fait référence dans les dernières phrases précédant votre conclusion à votre pièce jointe.

Attention à ne pas alourdir cette formulation avec une seconde préposition « en » en début de phrase. « En vous en souhaitant bonne réception… » reste certes audible grammaticalement, mais assez lourd d’un point de vue syntaxique.

« Vous en souhaitant bonne réception » est une formule de conclusion de courriers qui indique l’envoi d’une pièce jointe ou d’un colis. « En » est un pronom qui reprend « la pièce jointe », « le colis », ou un autre type d’élément joint évoqué précédemment. Cette formule est très courante, voire banale, et n’est pas incorrecte, bien que sa construction soit un peu tarabiscotée (un pronom + un gérondif). Son usage est moderne et vient probablement de la langue commerciale. Exemple :

• « Ci-joint mon curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation. Vous en souhaitant bonne réception, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes respectueuses salutations. »

Si l’on souhaite dénoter, on peut faire varier cette formule de conclusion :

• « Ci-joint mon curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation. En vous souhaitant une bonne réception du dossier de ma candidature, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes respectueuses salutations. »
• Vous souhaitant une bonne réception de votre commande, je vous prie de recevoir, Madame, l’assurance de ma considération distinguée.
• Toute en vous souhaitant une bonne réception de la facture en pièce jointe, je vous remercie une nouvelle fois d’avoir fait appel à nos services, et je reste à votre disposition pour toute question supplémentaire.
• En vous souhaitant une bonne réception de votre commande, je vous prie de recevoir, Monsieur, mes remerciements bien sincères.

On peut aussi dire de manière plus elliptique, si l’on souhaite adopter un ton plus informel :

• Bonne réception ! N’hésitez pas à me contacter en cas de problème !

Il convient d’éviter une répétition du « en », un tour très emprunté qui ajoute en lourdeur :

• En vous en souhaitant bonne réception, je reste à votre disposition pour…

Cette formule sous-entend que l’interlocuteur peut contacter l’envoyeur en cas de problème de réception (une « mauvaise réception »).

Quelles formules de politesse utiliser dans un e-mail ?

Si le courrier électronique est un support moins formel que le courrier postal, il est néanmoins soumis aux mêmes règles de politesse. Pour ne pas passer pour un(e) malotrus(e), vous devez donc saluer vos correspondants au début et à la fin de vos e-mails.

Si les formules de salutation et de politesse des e-mails s’inspirent directement de celles du courrier traditionnel, elles sont simplement plus courtes et moins ampoulées. Passage en revue.

En début d’e-mail, un simple bonjour de politesse

Evitez le Cher / Chère un peu guindé et réservez-le au courrier traditionnel. La plupart du temps, vous débuterez votre e-mail avec un simple Bonjour suivi du prénom de la personne à laquelle vous vous adressez. S’il s’agit d’un proche, vous pouvez vous contenter d’un Salut. Si en revanche vous ne connaissez pas (ou peu) votre interlocuteur, utilisez Monsieur ou Madame suivi du titre de la personne.

FamilierCourantFormelSalut,
Hello,
Coucou,Bonjour + prénom,

Vous ne connaissez pas l’identité :

Madame, Monsieur,

Vous ne connaissez pas le titre :

Monsieur,
Madame,

Sinon, précisez le titre ou la fonction :

Monsieur le Président,
Monsieur le Professeur,
Madame la Directrice,

En anglais, utilisez (du familier au formel) :

• Hello
• Dear + prénom
• Dear Sir / Dear Madam / Dear Sir or Madam (si vous ne connaissez pas le sexe du destinataire)

En fin d’e-mail, une courte formule de salutation

A la fin de l’e-mail, la formule de salutation devra être brève. Les expressions Cordialement et Bien à vous se sont aujourd’hui généralisées. Même si certains puristes peuvent les trouver trop familières, elles sont assez neutres et passe-partout. Si vous vous adressez à un supérieur hiérarchique, à un recruteur ou à une personne que vous ne connaissez pas, utilisez en revanche des formules plus soutenues, directement inspirées de celles des lettres traditionnelles mais réduites à leur plus simple expression : un adjectif et un mot (Sincères salutations, Salutations respectueuses).

FamilierCourantFormelA+
Ciao
BisesBien à vous,
Cordialement,
Bien cordialement,
Amitiés,

Si vous envoyez un document :

Bonne réception

Vous connaissez un peu la personne :

Sincères salutations
Cordiales salutations

A un subordonné :

Salutations distinguées

A un supérieur :

Respectueusement
Salutations respectueuses

Si vous envoyez une pièce jointe, vous pouvez utiliser une formule comme En vous souhaitant bonne réception ou simplement Bonne réception.

En anglais, utilisez (du familier au formel) :

• Love, Cheers
• See you (CU)
• Regards, Best regards
• (Yours) Truly
• (Yours) Sincerely
• (Yours) Faithfully
• (Yours) Respectfully

Notez que depuis quelques années, quelques personnes militent pour l’abandon de ces formules passe-partout et invitent à varier systématiquement les formules, les adapter à l’interlocuteur et ajouter des éléments de temporalité. On voit donc apparaître les « Belle journée », « Passe une bonne soirée », « Bon mercredi », « Belle journée ensoleillée » ou « Bon appétit ». Lisez à ce propos le sympathique article de Sébastien Desbenoit.

Dans les longs échanges, une seule salutation

Si vous participez à une discussion par e-mail ou si un échange se prolonge, faites en sorte de ne saluer vos interlocuteurs qu’une seule fois, lors de votre première intervention. Inutile en effet de renouveler les formules de politesse à chacune de vos interventions, cela pourrait être considéré comme pénible.

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