L’archivage de données informatiques est une solution particulièrement appréciée des entreprises pour sauvegarder des données importantes, des fichiers électroniques ainsi que des documents contenant des informations sensibles. L’archive est spécialement conçue pour faciliter la gestion des données numériques. Il simplifie la manipulation des archives et permet une meilleure protection des données contre les différents risques de perte et de dégradation liés aux intempéries, accidents et fausses manipulations. La conservation d’une donnée numérique dans un système d’archivage électronique présente aussi de nombreux avantages.
Quels sont les avantages du format archive ?
- Un accès hautement sécurisé aux données d’archives : les données numériques sont tracées et leur accès est contrôlé et limité à des personnes autorisées.
- Un gain de place important : l’archivage numérique permet de sauvegarder un volume important de données sans nécessairement occuper de place physique.
- Une possibilité de restituer les archives sur un autre support numérique (écran, projecteur ou en version imprimée).
- Une manipulation plus aisée des documents et une plus grande facilité de les partager, car les données numériques sont accessibles depuis tous les types de support (PC de bureau, Smartphone, tablette, etc.)
- Un gain de temps considérable : l’utilisation d’un logiciel de gestion des archives permet d’accéder plus rapidement à toutes les données en un temps relativement court.
- Une réduction des dépenses liées à l’achat de matériel physique : papier pour imprimante, enveloppe pour les envois, etc.
- Une sécurité élevée contre les risques d’altération des fichiers numériques (perte, vol, etc.)
Quel est l’intérêt du format archive ?
L’archive permet de réunir dans un seul fichier plusieurs types de données numériques. Ces données sont généralement comprimées et permettent de faciliter certaines tâches comme :
- L’envoi de plusieurs fichiers par e-mail dans une seule pièce jointe.
- La compression d’un volume assez conséquent de données.
- L’archivage de dossiers importants à des fins d’organisation hiérarchique.
Quel est le principal avantage du format archive ?
Le format archive présente plusieurs enjeux :
- Des enjeux juridiques : les sociétés et les pouvoirs publics doivent obligatoirement créer des archives et les conserver sur une durée limitée, allant jusqu’à 120 ans. Le format archive permet de protéger ses droits en cas de litiges, car ils peuvent servir de preuves tangibles d’une activité. L’archivage répond aussi à des exigences légales de conservation, tri et communication des documents. Les archives permettent aussi de justifier l’authenticité et l’intégrité de certaines informations.
- Des enjeux financiers : les coûts relatifs au non-respect de la loi en vigueur, à la recherche d’archives et à l’utilisation de logiciels obsolètes sont souvent élevés. L’archivage permet de réduire conséquemment ces coûts tout en favorisant un gain de temps important.
- Des enjeux de sécurité : les solutions d’archivage numériques disposent de plusieurs outils de sécurité. C’est une alternative plus sécurisée par rapport à l’archivage physique.
- Des enjeux historiques : les archives constituent un patrimoine de valeur pour l’entreprise. Elles permettent de retracer le passé historique d’une société, d’une personnalité ou d’une période marquante de la vie de l’entreprise.
- Des enjeux technologiques : l’évolution de la technologie permet plusieurs possibilités d’archivage électronique de plus en plus complexes et complets pour répondre à toutes les exigences.
À quoi sert une archive ?
Dans la pratique, une archive électronique contient des informations confidentielles ou non. Ces informations sont généralement utilisées par la société pour mener des actions correctement au sein même de l’entreprise ou dans un contexte plus élargi. L’archivage a aussi un objectif d’organisation, car il permet de classer des informations utiles dans le temps et dans l’espace afin de les retrouver plus facilement pour un usage ultérieur. Certains documents d’entreprise exigent aussi le recours à une archive. Les archives permettent de retracer l’historique d’une collaboration ou d’un partenariat extérieur, retrouver des contrats conclus avec des fournisseurs ou encore des documents financiers pouvant servir à régler certains contentieux.
Quel est l’avantage des données numériques ?
Les données numériques présentent de nombreux profits :
- Elles sont irréversibles et sûres à 100 %.
- Elles permettent de prendre des décisions plus raisonnées en entreprise et d’améliorer la performance des employés en interne.
- Elles permettent de réaliser des économies importantes à l’utilisation, car elles sont aussi accessibles et utilisables hors connexion.
- Elles facilitent le partage et les transactions en ligne, comme il existe plusieurs façons de partager des données numériques.
GED : avantages et inconvénients de la gestion électronique des documents
La GED est une solution de gestion informatique complète qui permet de combiner plusieurs opérations au sein d’une entreprise (archivage, édition, stockage). Cet outil informatique présente des intérêts, mais aussi des inconvénients.
La GED permet :
- Un gain de temps important
- Une réduction des dépenses
- Un suivi et une centralisation des données
- Une sécurisation élevée et sur le long terme des documents
La GED nécessite :
- Un équipement informatique hautement qualifié
- Des heures de formation pour familiariser les utilisateurs
- Une grande surveillance et un suivi permanent pour éviter les risques de perte et d’utilisation illicite des données.
Sécurité : Archiver de manière sécurisée
Archiver les données qui ne sont plus utilisées au quotidien mais qui n’ont pas encore atteint leur durée limite de conservation, par exemple parce qu’elles sont conservées afin d’être utilisées en cas de contentieux.
Les archives doivent être sécurisées notamment si les données archivées sont des données sensibles ou des données qui pourraient avoir des impacts graves sur les personnes concernées.
Votre ordinateur n’est pas infaillible. Si votre appareil tombe en panne, vous perdez l’ensemble de ses contenus, qu’il s’agisse des photos de famille ou du projet sur lequel vous travaillez depuis plusieurs mois. Bien qu’il soit parfois possible de récupérer certaines données en récupérant le disque dur, celui-ci peut aussi être touché par une panne. Enfin, un ordinateur est un appareil qui se vole très facilement. Dans ce cas, vous perdez purement et simplement son contenu. En plus de s’assurer de la sécurité des données, il est impératif de les sauvegarder.
Plusieurs solutions s’offrent à vous ;
- Pour des données personnels comme des photos, contact mail, document cous pouvez utiliser ;
Le disque dur externe :
Il existe plusieurs types de disques durs externes : les disques durs NAS, les disques durs SSD, les disques durs portable etc…Le choix dépend principalement du volume de vos données et de votre budget. Les disques SSD sont ultra rapides et permettent de sauvegarder des To, mais ils sont couteux. Le plus importants c’est de sauvegarder vos données sur plusieurs supports au même temps.
Le Cloud:
Vous pouvez aussi sauvegarder vos données informatiques en ligne. En stockant vos fichiers sur le cloud, vous pouvez les retrouver à n’importe quel moment et depuis n’importe quel ordinateur ou smartphone. Pour obtenir un stockage volumineux, vous pouvez souscrire des offres premium avec un prix plus important .
Pour des archivages plus important et sur le long termes ;
XEFI vous propose .
L’archivage de données xefi est une étape aussi importante que la sauvegarde et l’hébergement. Cette démarche permet d’envoyer automatiquement vos données vers le centre d’hébergement de sécurité de Xefi au moyen de votre connexion internet. Ce stockage de données à long terme permet de gagner de la place et de faire des économies en termes de frais de stockage. Archiver vos fichiers vous permet de garder certains documents qui n’ont qu’une courte durée de conservation légale, comme les bulletins de paie et les comptes annuels. Cette opération est également très pratique comme vous choisissez vous-même les données que vous voulez archiver et avez la possibilité de consulter à tout moment la liste des éléments contenus dans votre archive. Vous administrez votre archivage mais êtes toujours assisté par l’équipe de techniciens en cas de besoin.
Vous essayez désespérément de retrouver ce vieux tweet dont vous êtes particulièrement fier, mais le temps a fait son œuvre et vos 140 signes se sont perdus dans les limbes de l’Internet mondial?
Bonne nouvelle: vous allez bientôt pouvoir accéder à tous vos tweets, même au tout premier, rapporte The Next Web.
Twitter vient de lancer un service permettant d’accéder aux archives de votre compte. Le service n’est pour l’instant disponible qu’auprès d’«un très petit pourcentage» des utilisateurs, selon les dires de Twitter. Cette nouvelle fonctionnalité devrait être disponible pour tous avant la fin de l’année.
Si vous faites partie des heureux élus, rendez-vous dans les paramètres de votre compte. Vous devriez voir en bas de page un bouton «demander vos archives». Une fois l’archive prête, Twitter vous enverra un e-mail contenant un lien permettant de télécharger vos archives.
L’archive est en fait un fichier HTML qui, une fois ouvert dans votre navigateur, vous propose de naviguer dans vos tweets, classés par année et par mois, explique The Verge qui publie une capture d’écran de ces fameuses archives:
Ces archives sont donc privées, et c’est tant mieux, remarque The Next Web, citant des twittos peu fiers de l’allure de leurs premiers tweets.
OH MY GOD! I USED TO TALK HERE IN THE THIRD PERSON WHEN I FIRST STARTED!! * hangs head in shame *
— Psanta(@Psilosophy) Décembre 16, 2012
«Oh mon dieu! J’écrivais à la troisième personne quand j’ai commencé! *Baisse les yeux de honte*»
@bombayvintage Went through my first 100 tweets. I hope to God Twitter never allows ANYONE access to them. That shit is embarrassing. :-/
— Psanta(@Psilosophy) Décembre 16, 2012
«Je viens de parcourir mes 100 premiers tweets. Je prie pour que Twitter ne laisse jamais PERSONNE y avoir accès. Ce truc est embarrassant.»
Mais alors à quoi vont bien pouvoir vous servir ces archives? Techcrunch, qui salue par ailleurs l’initiative de transparence de Twitter, a quelques idées.
Vous pourriez par exemple utiliser un outil de création de nuages de mots-clefs pour voir quels sujets vous ont le plus fait tweeter depuis la création de votre compte, et comment vos préoccupations ont évolué au fil des années, explique Techcrunch, particulièrement enthousiasmé par cette nouvelle fonctionnalité:
«Imaginez si vous pouviez structurer ces données de manière à ce qu’elles racontent l’histoire de votre vie. Cool, hein?»
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