Qu’est-ce qu’une e-facture

Qu’est-ce qu’une e-facture ?

Qu’est-ce qu’une e-facture en 2022… Qu’est-ce qu’une e-facture en 2024 ?

La notion de e-facture est large et va évoluer dans les prochains mois. En effet, actuellement une e-facture est une facture générée sous forme électronique et transmise sous forme électronique. Ainsi un PDF natif peut faire office de e-facture.

A partir de juillet 2024, dans le cadre du déploiement de l’obligation de facturation électronique entre assujettis fiscaux domestiques, une e-facture sera alors un flux de données contenant les données obligatoires contrôlées. A ce moment les e-factures seront toutes des flux de données qui facilitent le traitement par les entreprises, et qui au passage seront déposées sur le portail public de facturation (en savoir plus) 

Dès lors, en juillet 2024, deux grands changements apparaîtront : le premier est qu’un PDF image, même généré directement à partir d’un outil informatique, ne sera plus considéré comme une facture électronique. Le second est que l’accord du destinataire pour lui envoyer la facture électronique conforme ne sera plus nécessaire. Une période transitoire pourra subsister car l’obligation d’émettre des e-factures va se déployer sur 3 années et donc le changement dans la définition de ce qu’est une e-facture aussi, au rythme des 3 vagues 1-grandes entreprises, 2-ETI et PME et 3-toutes les entreprises, alors qu’en face l’obligation d’accepter les e-factures conformes sera applicable dès le 1er juillet 2024.

Ainsi un client d’une TPE qui lui transmet des PDF images conformes actuellement à ce que doit être une e-facture… sera-t-il en capacité de les refuser entre le 1er juillet 2024 et le 1er juillet 2026 lorsque l’obligation d’émettre des e-factures conformes s’appliquera à son fournisseur TPE ? 

Pourquoi généraliser la facturation électronique entre entreprises ?

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination de la sphère publique en format électronique. L’ensemble de ces factures transite via Chorus Pro, pour un total de près de 140 millions de factures échangées depuis 2017. Toutefois, les transactions interentreprises restent faiblement dématérialisées, ce qui génère des surcoûts pour les entreprises.

L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 prévoit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France.

Cette obligation poursuit plusieurs objectifs :

• renforcer la compétitivité des entreprises grâce à l’allègement de la charge administrative, à la diminution des délais de paiement et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation. Pour une entreprise, le coût d’une facture électronique est inférieur à celui d’un timbre poste alors que celui d’une facture papier est supérieur à 10 euros ;
• simplifier, à terme, les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA grâce à un pré-remplissage des déclarations ;
• améliorer la détection de la fraude, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi ;
• améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises pour permettre un pilotage de la politique économique au plus près de la réalité économique des acteurs.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire.

Elle sera adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du portail public de facturation ou d’une autre plateforme de dématérialisation. L’utilisation de factures électroniques par tous permet des économies pour l’ensemble des entreprises et constitue un levier de modernisation de la chaîne de facturation en simplifiant sa gestion et son suivi et en favorisant la réduction des délais de paiement.

Le terme « e-invoicing » peut être employé pour désigner la facturation électronique.

Pour plus d’informations sur l’E-invoicing : La facturation électronique, rendez-vous dans la rubrique EN SAVOIR PLUS.

Qu’est ce que le « e-reporting » ? Pourquoi transmettre des données de transaction ?

Le e-reporting est la transmission à l’administration de certaines informations (par exemple, le montant de l’opération, le montant de la TVA facturée …) relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Il s’agit des opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers (ou transactions « business to consumer », BtoC, comme le commerce de détail) ou des transactions avec des opérateurs établis à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires …). L’e-reporting permet de reconstituer l’activité économique d’ensemble d’une entreprise : complémentaire à la facturation électronique, il permettra, à terme, de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA.

Pour plus d’informations sur l’E-reporting : La transmission de données de transaction à l’administration, rendez-vous dans la rubrique EN SAVOIR PLUS.

Comment vais-je émettre et recevoir mes factures ?

Les factures de vos fournisseurs vous parviendront sous forme électronique par le biais de la (ou les) plateforme(s) que vous avez choisie(s). Cette plateforme peut être la même que votre fournisseur, une plateforme distincte ou le portail public de facturation. De même, pour l’émission de vos factures à vos clients, vous devrez utiliser les services d’une plateforme. Toute entreprise est libre de choisir la ou les plateforme(s) de dématérialisation de son choix, plateforme partenaire et/ou portail public de facturation, en fonction de ses besoins. La plateforme doit pouvoir vous offrir un lisible de votre facture si vous le souhaitez.

Pour plus d’information, rendez-vous dans la rubrique Partenaire > Facturation électronique – Plateformes de dématérialisation partenaires.

 

MAJ le 10/10/2022

La dématérialisation des procédures administratives et de la comptabilité réduit les risques de perte de documents et garantit une traçabilité optimale. Travailler avec des documents numérisés apporte aussi un gain de place et de temps non négligeable. Cependant, il convient de faire bien la distinction entre l’e-facture et la facture dématérialisée. La facture dématérialisée est une facture papier qui est ensuite scannée pour faciliter le stockage, l’archivage ou l’envoi. L’e-facture est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique, dans les conditions légales en vigueur. Elle tient lieu un document original valide.

La facture au format papier disparaît pour être remplacée par la facture électronique, qui procure de nombreux avantages aux entreprises. Elle est obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA dans leurs échanges avec l’État et les Collectivités depuis le 1er janvier 2020, ce qui accélère sa généralisation.

Caractéristiques essentielles de l’e-facture

La facture électronique peut être utilisée pour tous les types de factures (acompte, avoir, pro forma, etc.). Afin qu’une e-facture soit considérée comme document original valide, elle doit répondre aux exigences légales et fiscales en vigueur.

Voici les principaux prérequis à respecter :

• lisibilité : les informations sur le document doivent être lisibles ;

• intégrité : il est impossible de modifier son contenu ;

• authenticité : son caractère authentique est prouvé grâce à l’identification fiable de son émetteur (par une signature électronique) ;

• conservation : la conservation des documents électroniques originaux par les deux parties du document est sécurisée sur le long terme. Toute facture doit être conservée pendant 10 ans.

Formats de l’e-facture

On distingue trois types de factures électroniques :

• Les factures « au format structuré », composées uniquement de données structurées suivant une norme convenue entre les parties pour satisfaire aux exigences de l’EDI (échange de données informatisé).

• Les factures « au format non structuré », dont la présentation reprend celle des factures papier. Les exemples les plus courants sont les factures au format PDF et, plus rarement, celles aux formats image (JPEG) ou HTML (dans une page web ou un e-mail). Elles peuvent être transmises par messagerie ou déposées sur des portails (avec une éventuelle saisie manuelle en complément).

• Les factures « hybrides » sont un mix des deux formats précédents. Ces factures sont constituées d’un document PDF auquel est associé un fichier contenant les données essentielles sous forme structurée.

Mentions obligatoires

Pour être valide, une e-facture doit comporter strictement les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier :

• date,

• numéro de facture,

• identités de l’émetteur et du destinataire,

• désignation du produit ou du service,

• quantité,

• numéro et taux de TVA,

• date de la vente ou de la prestation,

• montant HT et TTC et pénalités prévues en cas de retard de paiement.

Avantages de l’e-facture

Gain de temps et d’argent

Grâce au traitement entièrement électronique de l’e-facture, les entreprises gagnent un temps précieux. Plus besoin d’impression, d’affranchissement, d’envoi et d’archivage manuel des factures – le processus est automatisé, ce qui réduit drastiquement son coût par rapport aux documents au format papier.

Sécurité

La gestion des factures électroniques se fait généralement par le biais d’un logiciel de facturation qui doit répondre aux normes de sécurité. Ainsi, le caractère confidentiel de la facturation et la protection des données sont assurées. L’envoi des factures se fait par le biais de réseaux privés ou de protocoles spécifiques (par exemple, AS2, SFTP, Webservices, RVA – Réseau à Valeur Ajoutée). De plus, les mécanismes de signature électronique garantissent l’intégrité, l’origine et l’authenticité des factures.

Diminution des erreurs

Le traitement manuel des factures est une source d’erreurs, par exemple lors de la saisie ou la manipulation des documents. En automatisant ce processus avec un système de gestion d’émetteurs et de destinataires des e-factures, on réduit considérablement le risque d’erreur humaine.

Meilleure traçabilité

Les documents originaux sont signés et conservés pendant la durée légalement établie dans un système d’archivage sécurisé. Ces mécanismes permettent de faciliter l’accès aux documents archivés et de réduire les coûts d’archivage. Aussi, le risque de perte de documents est pratiquement éliminé.

Impact sur l’environnement

Le stockage de données ou l’énergie nécessaire pour faire fonctionner les outils digitaux ont certainement un coût écologique. Cependant, si on le compare au bilan carbone de la fabrication de papier et à l’impact écologique de l’expédition et d’impression, la balance penche en faveur de l’e-facture.

Selon un comparatif mené par le Groupement de Service EcoInfo (CNRS, INRIA, ParisTech…) intitulé « Les impacts écologiques des technologies de l’information et la communication », la facture numérique est moins impactante si elle n’est jamais imprimée, et si sa consultation en ligne se limite à moins de 30 minutes.

Anticipez l’obligation de l’e-facture

Comme évoqué au début de notre article, la facturation électronique est devenue obligatoire en France pour toutes les entreprises assujetties à la TVA dans leurs échanges avec l’État et les Collectivités depuis le 1er janvier 2020. Cette obligation sera progressivement étendue pour toute échange en B2B :

• à partir du 1er juillet 2024 – pour toutes les entreprises en réception et pour les grandes entreprises en émission ;

• à partir du 1er janvier 2025 – pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;

• à partir du 1er janvier 2026 – pour les PME et les TPE.

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